Yetkilendirme İçin Gerekli Başvuru Belgeleri ve Başvuru Rehberi
Bağımsız Gözetim Kuruluşlarının Yetkilendirilmesi
Bağımsız gözetim şirketi olmak amacıyla yetkilendirilmek üzere başvuracak şirketlerin sağlaması gereken nitelikler ve Kuruma sunulacak belgeler 1/8/2024 tarihli ve 32619 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Nükleer Tesislerde Bağımsız Gözetim Faaliyetlerine İlişkin Yönetmeliği ile belirlenmiştir.
Yetki Belgesi almak için NDK'ya yapılacak başvurularda belgelerin biri basılı diğeri elektronik ortamda olmak üzere iki kopyasının sunulması esastır. Basılı kopyanın Kuruma sunulmuş olan elektronik kopyadan üretilmiş olması ve aynılığı başvuru sahibinin sorumluluğundadır. Başvuru sahipleri, kopyaların farklı olmasından kaynaklı sonuçlardan dolayı Kurumdan herhangi bir talepte bulunamaz.
Başvuru belgeleri arasında yer alan yönetim sistemi dokümanları, teknik kapasite, insan kaynaklarına ilişkin düzenleme ve/veya prosedürler gibi dokümanların elektronik halleri üzerinde arama yapılabilir formatta sunulmalıdır. Basılı belgelerin aslı veya aslının sunulamaması halinde resmi makamlarca onaylı örneği sunulur. Başvuru belgeleri aşağıda gösterilmektedir.
2. Nükleer tesisler için gözetim hizmeti vermek isteyen şirketler, dilekçe ekinde şirketin;
a) Aktif ve kayıtlı ticari faaliyet yürüttüğünü gösterir resmî belgeleri,
b) Temsile yetkili kişilerini gösteren belgeleri ve bu kişilerin yetkili makamlarca onaylı imza beyannamesini veya sirkülerini,
c) Organizasyon yapısına, birimlerinin görev, yetki ve sorumluluklarına, teknik kapasitesine ve talep ettiği yetkiye yönelik benzer deneyimlerine ilişkin bilgileri,
ç) Sahip olduğu yönetim sistemi sertifikaları ile ISO 9001 standardına göre alınmış yönetim sistemi sertifikasının Türk Akreditasyon Kurumu tarafından akredite edilen belgelendirme kuruluşları veya Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenmiş olduğunu gösterir Türk Akreditasyon Kurumundan alınan yazı,
d) İnsan kaynakları yönetimine, uygunluk değerlendirmesine, denetimlere ve uygunsuzluk yönetimine ilişkin düzenleme ve/veya prosedürleri,
sunarak Kuruma başvurur.
3. Güvenlik açısından önemli kategoride gözetim hizmeti vermek isteyen şirketler, birinci fıkraya ilave olarak güvenlik kültürünün oluşturulması ve sürdürülmesi ile bu kapsamda yürütülecek eğitimlerin verilmesi ve dereceli yaklaşımın uygulanması gibi güvenlikle ilgili hususlara ilişkin düzenleme, uygulama ve/veya prosedürlerine ilişkin bilgi ve belgeleri de başvurusuna ekler.
Not 1: Kurum gerekli gördüğü takdirde ek bilgi ve belge talep edebilir.
Not 2: Yukarıda yer verilen başvuru belgeleri ile kuruluşun başvuru yaptığı yetkilendirmeye ilişkin yetkinliğinin değerlendirilmesine temel teşkil edecek bilgiler sunulmalıdır. Aşağıdaki hususlar rehberlik amacıyla hazırlanmıştır, bu belgelerde bunlara veya benzeri bilgilere yer verilebilir:
- Kuruluşun yetkilendirilmek üzere başvuru yaptığı alana ilişkin tecrübesi, bilgi birikimi, kaynakları ile tecrübelerine dayalı öğrenilen dersler hakkında bilgiler
- Benzer iş tecrübesi kısmında ilgili projede başvuru sahibi kuruluşun görevleri, projenin kapsamı, projenin diğer paydaşları (müşteri), projede olmanın başvuru sahibine faydaları gibi destekleyici bilgiler
- Uygulanmakta olan kalite yönetim sistemi ve varsa diğer yönetim sistemlerine ilişkin bilgiler (Yönetmelik ile zorunlu tutulan ISO 9001 veya eşdeğeri bir kalite yönetim sistemine ilişkin bilgilerin yanı sıra varsa sahip olduğu ISO 17020 veya benzeri akreditasyonlara ilişkin bilgiler)
- Gözetim faaliyetleri çerçevesinde çıkar çatışmasının önlenmesine yönelik başvuru sahibinin bağımsızlık, tarafsızlık ve gizlilik hususlarına ilişkin düzenlemeleri hakkında bilgiler
- Gözetim hizmetlerinin verileceği organizasyon yapısının açık bir şekilde tanımlı olmasına ilişkin bilgiler (gözetim faaliyetlerinin dışında da hizmet veren kuruluşlarda gözetim biriminin organizasyon yapısı içindeki yerinin ayrıntıları ile belirtilmesi)
- Karar alma mekanizmalarına ve denetim sürecinde yer alanlar ile özellikle denetçilerin yetki ve sorumluluklarına ilişkin bilgiler
- Güvenlik açısından önemli yapı, sistem ve bileşenlerin denetimi için yapılacak yetkilendirilme başvurularında kuruluşun güvenlik kültürü, dereceli yaklaşım gibi bu alana özgü konulardaki gerekliliklerin karşılanması konusundaki yetkinlikleri ve düzenlemeleri hakkındaki bilgiler
Not 3: Aşağıdaki hususlar rehberlik amacıyla hazırlanmıştır, gereğin karşılanması ve gerekli değerlendirme için bunlara ve benzeri bilgilere başvuru dokümanlarında yer verilebilir:
- Personel istihdamına ve personelin vasıflandırılması ilişkin düzenlemeler (Gözetim sürecinde yer alan denetçiler ve bunların üstlerine ilişkin düzenlemelere ayrıntıları ile yer verilir)
o İşe alım
o Gerekli yeterliklerin sağlanması, temel eğitimler, yeniden eğitimler, iş başı eğitimleri vb. (Uygulanan eğitim modüllerinden örnekler sunulabilir)
o Yetkinlik değerlendirmeleri
- İş yükü değişimlerine hızlı cevap veren esnek yapının sağlanmasına ilişkin düzenlemeler
- Gözetim teknik yeterlikleri
o Gözetimlerin planlanması, gerçekleştirilmesi, raporlanması, kayıt altına alınması gibi aşamaları içeren genel denetim prosedürleri
o Başvuru yapılan alana ilişkin örnekleme yoluyla seçilen yapı, sistem ve bileşenlere özel denetim prosedürleri
o Gözetim sürecinde tutulacak kayıt ve formlar
o Daha önce yürütülen denetim, muayene veya kontrol faaliyetlerine ilişkin form ve kayıt örnekleri (varsa gizli kısımları kapatılabilir) yetkinliğin gösterilmesinde kullanılabilir.
4. Kuruluşun bağımsız karar verme ilkesiyle uyumlu güvenilir personel istihdam edeceğine dair yazılı beyanı
* Belgelerin tamamı Türkçe ve/veya İngilizce sunulur. Resmi belgeler noter onaylı sunulur.
Yerli firmalar tarafından yapılacak başvurularda E-Devlet kapısı üzerinden ayrıca başvuru formunun doldurulması ve NDK tarafından her mali yıl için ilan edilen Temel Mal ve Hizmetlerin Ücretler listesinde belirtilen ilgili hizmet/işlem bedelinin yapılan başvuru sonrasında verilecek tahakkuk numarası ile birlikte Kurum hesabına yatırılması gerekmektedir.
Yabancı firmalar için ilgili hizmet/işlem bedelinin yatırılacağı banka hesap bilgisi İngilizce hazırlanan içerikte bulunmaktadır.
